强化行政事业单位合同管理刻不容缓

强化行政事业单位合同管理刻不容缓

2023-05-12 17:53  来源：《中国会计报》5月12日6版  作者：本报记者 陈奕冰

    随着行政事业单位经济活动规范要求逐步提高，合同管理作为单位经济活动业务层面的主要内容，涉及的资金规模越来越大、风险控制环节越来越多，如若管理不当将给单位带来经济损失，影响可持续发展。因此，规范合同管理，加强风险防控，保障单位合法权益，预防合同纠纷刻不容缓。

    合同管理与内部控制紧密联系

    在广东江门中医药职业学院副校长欧阳能看来，合同管理决定了行政事业单位经济活动的合法性，在维护单位合法权益、提高公共服务效率、防范合同舞弊及腐败问题发生等方面起到不可替代的作用。“合同管理直接影响到单位的经济效益、社会效益、社会声誉以及公共信任等。强化合同管理，进一步完善相关内部控制建设，意义重大。”他说。

    山东省果树研究所正高级会计师高新华介绍称，行政事业单位作为独立法人，享有独立签署各类经济合同的权利，并承担相应民事责任。合同管理已成为单位整体经济活动管理的重要组成部分。当前，行政事业单位签订合同的主要类别分为两类。一是收入类合同，如国有资产出租出借收入合同、成果转化收入合同、科学研究类合同等。二是支出类合同，如劳动人事合同、设备（物资）采购合同、基本建设合同、维修维护合同、贷款合同、租赁合同等。

    “行政事业单位合同管理与内部控制工作紧密联系。”高新华表示，一方面，合同管理是单位依法开展业务活动、维护合法权益的客观需要，是单位内控业务层面的重要内容，是内控实施的重要环节；另一方面，单位内控理论是开展合同管理的基本遵循，单位整体的内控管理水平决定着合同管理的质量。“行政事业单位应基于内控相关理论开展合同管理，通过完善制度、梳理流程、查找风险点，采取有效措施防范和控制风险，避免或降低损失，提高公共服务效率和水平。”高新华说。

    警惕管理流程各环节风险

    高新华表示，经济合同的管理流程分为起草、审核、签订、执行、结算、归档等基本步骤。行政事业单位在实际管理过程中，主要存在以下几个方面的问题。

    一是经济合同管理体系不健全。合同内容涉及业务范围广，需要多个管理部门和人员协同参与、紧密配合。部分单位尚未形成完整系统的合同管理体系和完善的管理制度，难以对合同管理各环节的具体流程和程序进行深度细化，导致内部部门设置、归口管理、授权审批、不相容岗位分离、信息沟通、监督检查等存在缺陷和不足，单位整体合同管理水平不高。

    二是合同归口管理分散。一些单位按照合同业务性质分类将归口管理权利授权到不同部门，呈“九龙治水”管理态势，容易造成合同管理工作标准和质量不一、部门之间信息沟通迟缓等问题。

    三是缺少必要的事前尽职调查，合同起草工作质量不高。合同管理人员不掌握相关政策法规要求，文本拟定专业知识不足，对拟合作目标单位缺少必要的调查和了解，导致起草的合同内容不完整、不规范，文字表述不够清晰严谨，从而影响合同的正常履行，给单位带来法律纠纷。

    四是对合同的审核和监督力度不够。部分单位重合同签订，轻合同执行和监督，对合同履行过程缺乏有效监督和审查，不能及时发现合同执行过程中的欺诈、故意拖延等行为，使得自身经济利益受损。

    五是业务和财务部门缺乏协调机制。单位经济合同账务处理应符合新政府会计准则制度相关规定，财务部门应根据业务部门提供的详实资料，及时准确进行核算。若业务和财务部门之间沟通不畅，财务部门将无法第一时间取得合同资料，导致债权债务、收入、成本费用账务核算不及时、不完整，会计信息质量不高。

    六是合同归档管理不及时，借阅、归还程序不严谨，导致合同文本丢失，相关合同信息泄露。

欧阳能同样表示，从合同制度建设到合同归档，放眼行政事业单位合同管理全过程，一有不慎，各环节都可能产生不同程度的风险，相关人员必须予以高度重视。

    他进一步举例称：“比如，在调查过程中，一些负责人因收受贿赂等原因忽略对方是否具备成为主体的资格，从而使单位和不具备或被限制民事权利和行为能力的对象签订合同；一些单位合同保存在业务部门，在接受外部审查或其他突发情况发生时，因无法及时出示一个项目的完整资料而受到质疑，对单位信誉产生不良影响。”

    完善内部控制建设

    欧阳能认为，总体而言，单位在合同订立、签订、履行环节出现风险的概率较大。对此，他表示，在订立环节，选择合作对象时，单位应成立调查小组，审核对方各项资质指标，充分确保其具有足够的资格和能力按照约定正常履行合约。在调查过程中，相关人员必须秉持诚实守信的原则，全面收集对方信息，降低合作风险；在谈判过程中，单位应组织由财务人员、法律顾问、具有此类项目管理经验的专业人士、合同管理部门负责人、内审职员和专业谈判员组成的谈判小组，保证谈判环节的高效率和高质量，避免发生独权现象。谈判过程中产生的资料需进行归档，妥善保存。

    “经办员应按照相关规定充分描述双方谈判所得结果，草拟合同文本，并将初次拟好的文本移交给法务部门一审，在确保内容无违法违规因素后交给承办科室负责人二审，最后交于单位领导终审。”欧阳能补充道。

    他进一步表示，应由合同签订分管部门组织双方签约。合同由单位法定代表人或授权委托人签字和盖章才具备法律效力。授权委托人签约时，需出示法定代表人授权的相关资料予以证明，并在授权范围内履行义务和行使权利。在双方签字之前，应由合同经办人再次详细检查合同文本，确认无误后签字盖章。

    在合同履行环节，合同履约和监控分管部门应保持联系，跟进项目发展动态，及时处理问题，确保按照约定完成项目。在遇到需要作出变更或双方产生纠纷的情况时，应立即停止一切履约行为。合同变更及纠纷分管部门应在短时间内谈判得出解决方案。如若协商不成，应做好违约追责的准备工作。内部及时复核该合同的全部资料与实际履约状况。

    为进一步规范行政事业单位合同管理，强化内部控制建设，高新华提出四点建议。

    一是树立系统观念，协调推进相关工作。管理层应站在单位内控建设工作全局看合同管理现状，在资源、人员管理能力有限的前提下，统筹安排，协调推进，不能“头疼医头、脚疼医脚”，为了合同管理而“单独起灶”实施内控，避免出现整体资源分配不合理、管理效率下降的情形。同时，加大合同管理人员培训力度，提高相关工作质量和水平。

    二是加强制度建设，提高执行力。充分考虑制衡性、流程化和适用性原则，以合同法为法律基础，结合单位实际，打造制度、办法、实施细则“三位一体”的制度体系，使得合同管理各环节执行程序有据可依。严格检查和督导，要求相关人员严格执行制度，确保有序开展合同管理工作。

    三是规范合同控制活动。在合同调查环节，对合作方的各项资质进行审核，按照合同的重要程度设置不同的审批权限，保证管理部门和人员在其授权和审批权限内开展业务。在合同谈判环节，事前准备谈判方案和策略，严格执行相关程序，保证谈判工作合规高效。在合同订立和审批环节，按程序对合同的合法性和完备性进行审核。审批通过后，规范开展合同签署、登记和盖章工作。在合同执行环节，建立管理台账和定期履约汇报机制，按履行合同情况办理结算。在合同纠纷处理环节，注意搜集相关证据资料和诉讼时效，加强与合同方的协调沟通，随时做好起诉或应诉准备。在合同归档环节，归口管理部门按期将合同资料送档案室存档，严格执行借阅、归还和保密制度。

    四是理顺内部管理分工，建立协调机制。按照经济合同性质不同，明确相应归口管理部门，规范业务办理的流程和审批权限。建立单位合同管理的协调机制，通过信息管理系统强化部门之间的合作和信息共享，保障信息沟通顺畅和及时。（责任编辑：陈奕冰）